Gestionar proactivamente el cumplimiento de obligaciones en Latinoamérica no sólo significa evitar las multas y sanciones relacionadas con la facturación electrónica y la notificación de errores. También puede ayudar a su empresa a liberar flujo de caja y optimizar las operaciones de negocios.
No es ningún secreto que el riesgo de no cumplir con las regulaciones en Latinoamérica es grave. Los errores pueden significar multas de hasta 150% del valor del impuesto en cada factura cuestionada, lo que puede traducirse en multas por millones de dólares. Sabemos de una empresa que fue multada en US$100.000 porque le faltaban cuatro facturas en XML: eso es US$25.000 por cada error.
La buena noticia es que hay beneficios ocultos para las operaciones optimizadas al cumplir sus obligaciones en toda Latinoamérica. Mediante la automatización de los procesos internos, las empresas pueden eliminar tres de los riesgos más altos de la auditoría en Latinoamérica y liberar flujo de caja al mismo tiempo.
1.- Validación de cuentas por pagar: Dado que se requieren los XML de las facturas antes de que se procese un pago, validar automáticamente las cuentas por pagar elimina los riesgos asociados con la entrada manual de datos. Introducir manualmente las facturas tiene un margen de error de 3%, por lo tanto es claro que llevar las cuentas en forma manual es arriesgado. Si sus libros no coinciden con las cuentas del gobierno que aprobó los XML, usted va a ser multado. Además, automatizar este proceso liberará recursos internos.
2.- Recepción de documentos: Si los bienes que usted recibe de los proveedores no coinciden con los respectivos XML que ellos enviaron -ya sea porque se hayan dañado en el camino o perdido- usted es responsable de la obligación tributaria y de hacer que el proveedor ajuste los XML en los servidores del gobierno. Como las versiones en PDF de una factura deben acompañar los envíos de sus proveedores en muchos países, el equipo encargado de recibir los bienes, puede utilizar estos documentos para eliminar la entrada de datos en el muelle mientras automatiza la validación (orden de compra, factura, recibo de mercancías) con un solo clic en un escáner, lo cual se traduce en que las facturas estén marcadas "okay to pay" al llegar la mercancía, acelerando el proceso de cuentas por pagar.
3.- Informes contables y tributarios: Reportar con datos que son diferentes de lo que se presenta al gobierno via XML, o manualmente volver a entrar los mismos datos, aumenta el riesgo de una auditorías y de sanciones severas. Automatizar a entrega de informes elimina este riesgo y hace estos procesos de cuentas por pagar y contabilidad mucho más fáciles.
Una vez que estas automatizaciones se instalan, no sólo se han racionalizado los recursos internos y se ha minimizado el riesgo de auditoría, sino que también se ha abierto la puerta para oportunidades de financiamiento de la cadena de suministro. Dado que las facturas son aprobadas para pago en tiempo real y automáticamente son registradas en su ERP, el proceso de aprobación de pago es reducido de semanas a horas.
Las empresas pueden ofrecer oportunidades de financiación de cadena de suministro a sus proveedores y mejorar la liquidez y estabilidad de los proveedores, al tiempo que reducen el riesgo de auditoría y garantizan el cumplimiento de las obligaciones más rigurosas de la región.
