Santiago. De forma sencilla, usted puede lograr ahorros en electricidad,  uso de papel y compra de insumos. Rodrigo Almarza, ejecutivo de Lexmark Chile, revela la forma cómo las empresas pueden ayudar a disminuir la tala de árboles y la contaminación asociada al proceso de creación de papel.

Mediante cinco pasos, Almarza cuenta la forma más adecuada para imprimir menos y ahorrar más. 

1. Racionalice y saque el mejor provecho de sus equipos. Instale los dispositivos de impresión en lugares que permitan tener un volumen de impresión óptimo. Consolide las necesidades de impresión, digitalización, copia, fax en equipos Multifuncionales. Asegúrese de que el dispositivo sea el apropiado según las necesidades o volúmenes de impresión de sus usuarios. Esta medida se aplica no solo para reducir el número de equipos, sino también para aumentar la productividad de los usuarios. "En su elección considere equipos compatibles con el medio ambiente, que estén adscritos a estándares de ahorro de energía, que no utilicen gases que contribuyan al efecto invernadero, entre otros"

2. Implemente políticas y prácticas eficaces de impresión. Fomente una cultura de ahorro al momento de imprimir. Establezca políticas de Impresión y evangelice sobre hábitos que estimulen el ahorro de papel y consumibles. Elija impresoras que cuenten con tecnología de ahorro, tales como impresión dúplex o gestión de control para la impresión color.  Defina las necesidades de impresión de cada perfil de usuario y establezca una jerarquía al interior de la empresa para administrar las políticas de impresión destinadas al ahorro.

La huella de Carbono de las impresoras es un buen incentivo para motivar la generación de ahorros en la impresión, ya que el 80% de ésta, lo constituye el uso de papel, solo el 20% se relaciona a los procesos de manufactura, distribución comercialización y operación.

3. Mejore la administración de los dispositivos. Externalice los servicios de continuidad operacional y aprovisionamiento de suministros a empresas que brinden Servicios de Impresión. Muchas empresas no tienen un control de sus suministros y consumibles, ni un inventario de cómo se van utilizando a lo largo de los meses; tampoco tienen a la mano los modelos o números de referencia de los insumos, lo cual lleva a perder tiempo en su búsqueda y posterior adquisición. A través de la contratación de un Servicio de Impresión es posible además de optimizar la arquitectura de los equipos, garantizar su continuidad operacional a través de una adecuada provisión de suministros y, por sobre todo, obtener informes de consumo que permitan gestionar la impresión, generando iniciativas destinadas al ahorro.

 4. Transforme sus procesos de negocios. Recuerde que la comunicación de un proceso de negocios con el mundo real se realiza a través de papeles que se imprimen o que se digitalizan. Por otro lado la circulación de un papel como parte de un proceso de negocios genera un promedio de dos copias. Tenga en cuenta estas simples premisas, de manera de identificar cuáles de los procesos son susceptibles de ser automatizados. Las multifuncionales ofrecen distintos métodos que permiten mejorar los procesos de gestión de documentos, aumentar la productividad, imprimir menos y ahorrar más. El envío de documentos físicos a múltiples destinos o la provisión de formularios preimpresos entorpecen el flujo de trabajo; además, la ineficiencia causada por la pérdida de documentos y los errores derivados de la entrada manual de datos perjudican la productividad y debilitan la capacidad de reacción de una empresa. Tenga presente que la automatización de un proceso de negocio no solo lo hace más eficiente del punto de vista de los costos (ahorros), sino que lo hace más eficaz, lo que se traduce en una mayor productividad.

5. Acérquese a los expertos. Una asesoría profesional adecuada puede significar ahorros importantes en sus procesos de impresión (hasta un 40%). Una asesoría especializada permite que las organizaciones dispongan de una amplia gama de garantías que incluyen tiempos de respuesta adaptables a sus necesidades específicas.