Parece sencillo, pero más de algún ejecutivo se lleva trabajo para la casa o termina respondiendo correos electrónicos en sus vacaciones por no saber organizarse.

Quién no ha escuchado a algún colega o jefe decir que no pudo desconectarse del trabajo en sus vacaciones o, peor aún, que está conectado y revisando correos hasta muy tarde cuando llega a su casa. Se trata de una costumbre bastante extendida entre los ejecutivos, quienes hacen que su trabajo controle su vida personal.

Este mal, que suele aquejar a los profesionales sin discriminar sexo, edad ni cargo, puede ser gestionado. Al menos esto queda en evidencia en el libro “Thrive”, de Arianna Huffington, donde relata su experiencia como una adicta al trabajo, los problemas que esto le trajo y cómo lo remedió.

Para Daniel Rosales, master coach y director de la Escuela Latinoamericana de Coaching, “la gestión del tiempo es uno de los problemas recurrentes que traen las personas a la conversación de coaching”. El experto dice entender “que no es un tema de falta de capacidad, sino que las personas, en una cultura predominantemente reactiva, va 'ocupando' su tiempo cada vez más, buscando reaccionar o adaptarse a un mundo en permanente cambio”.

De ahí que exista esa sensación de que la gente no vive la vida. Pero gestionar el tiempo, no es fácil. Isaías Sharon, coach internacional y director ejecutivo de Smart Coach, dice que la autogestión es quizá la habilidad más compleja en esta cultura. La complicación, dice,“radica en que tenemos que aprender a controlarnos y gestionarnos a nosotros mismos sin excusas ni presiones externas”.

Esta necesidad de estar en un constante estado de trabajo, puede ser fomentada de alguna manera por los aparatos tecnológicos y la conectividad, que puede generar estrés y agotamiento. En casos extremos se puede estar cayendo en una adicción al trabajo. Para Rosales, “al igual que cualquier adicción, no se trata de la acción o sustancia a la que se le está dando poder, sino al observador que pretende controlar y termina controlado”.

Como consecuencia, una persona que ocupa la mayor parte de su tiempo para resolver tareas del trabajo -y que puede no haberse dado cuenta- comienza a tener asuntos pendientes, en todos los ámbitos, personales y laborales.

Y como primera consecuencia, es posible que la persona tienda a elegir como prioritarias tareas urgentes, pero no importantes. Pero también existen otras complicaciones más emocionales. De acuerdo con Daniel Rosales, “ese continuo oscilar entre pasado y futuro genera emociones de ansiedad, cuya base es el miedo de lo que se fantasea puede ocurrir; autoexigencia y frustración, por ejemplo, cuando se suceden errores, sostenimiento de atrasos, entre otras cosas; y de insatisfacción al perderse el placer de disfrute y contacto con el tiempo 'presente'”.

Sin embargo, es posible controlarse y gestionar ese tiempo de libre, de forma de dejar ciertos espacios para el descanso, que es necesario. Hay que tomar en consideración que una forma saludable de poder recobrar energías es poner la mente y las acciones en focos diferentes, que permitan que las personas se distraiga y recobre las energías.

Para cambiar esta conducta, lo primero es tomar consciencia que la forma de pensar se reflejará en el actuar, y las acciones construirán hábitos. De acuerdo con Sharon,“romper con estos hábitos no es tarea fácil, pero muchas veces es algo necesario y permite marcar el hito que nos ayude a generar nuevos hábitos para cumplir con nuestros compromisos y alcanzar nuestros desafíos”.

Teniendo más clara la situación de desorganización que se vive, es preciso actuar.

Reflexión. Tomar consciencia del problema es muy importante. Es a través de esta manera que las personas pueden distinguir las consecuencias de sus actos.“Decimos en coaching que el primer paso es tomar conciencia de la emoción que genera la desorganización permanente, el desorden, la reactividad, la confusión entre lo urgente y lo importante. Tomar 'contacto emocional' con la 'realidad presente'”, dice Daniel Rosales. Esto ayudará a que la persona pueda decir basta y se abra un espacio para trazar qué realidad se desa vivir.

Lista de tareas: Isaías Sharon aconseja priorizar las labores y ordenarlas según su importancia, urgencia, impacto y esfuerzo requerido. Es bastante práctico contar con metas mensuales, objetivos semanales y listas de tareas diarias. En la elaboración de la lista de tareas diarias, es conveniente ir borrando las actividades que se van cumpliendo.

“Si algo queda pendiente, pasa a la lista del día siguiente, y de esa manera podemos saber cuánto avanzamos cada día en cumplir las diferentes tareas que debemos realizar y que son necesarias o importantes”, dice Sharon.

Pero para esto es relevante identificar las acciones que son prioritarias: Sobre esto mismo,Rosales complementa que “las prioridades las establece el actor en términos del valor que aportan esas acciones para crear el futuro declarado”.

Sharon complementa que “las prioridades se miden de una manera importante por su impacto. Si hay una tarea que resulta vital para la organización porque tiene gran impacto en el negocio de ésta, entonces es necesario ponerla al inicio de nuestras listas de actividades hasta cumplir totalmente, pues son ese tipo de tareas las que darán pie a que las otras se puedan realizar y tengan mayor sentido”. A su vez, también es importante identificar aquellas tareas que son sencillas y rápidas de ser realizadas, y que por lo tanto no vale la pena seguir posponiendo en el tiempo.

Nada de tecnología. Los aparatos móviles, como celulares o tablets, fomentan que las personas estén conectadas en cualquier lugar y hora, pero como se mencionó anteriormente, se trata de una especie de descontrol ante las nuevas tecnologías. Ante esta realidad, lo ideal es no responder correos de trabajo fuera del horario laboral ni atender llamadas.

Generar estructuras: Isaías Sharon aconseja gestionar las agendas o los espacios de planificación. “Una pizarra o cuaderno con nuestras listas de tareas, etc, son pequeñas herramientas que podemos adoptar para que se nos haga más simple realizar nuestra labor, gestionar y priorizar nuestro trabajo y obtener mejores resultados”, dice.