A continuación, sepa cómo volverlas un recurso eficaz para el logro de acuerdos.
Para muchas personas, la mayor parte de su día laboral consiste en generar acuerdos de trabajo y los mismos se gestionan a través de reuniones, configurándose como la mejor herramienta para tal fin.
Ahora bien, es común escuchar que las reuniones comienzan más tarde de lo previsto, se extienden más de lo que deberían o se habla de temas que no estaban en la agenda, etc.
A continuación, te mencionamos cinco claves para volverlas un recurso eficaz para el logro de acuerdos.
1. Establecer una agenda. Las reuniones no deben tener objetivos difusos. Todo lo contrario. El objetivo de reunirse debe ser claro y el mismo debe ser conocido con anticipación por todos los participantes que asistan a la misma. La manera de hacer conocida la agenda y los objetivos que perseguimos debe ser por escrito. El anticipar la agenda y los objetivos permite a los participantes concurrir con una mejor preparación.
2. Cumplir y hacer cumplir los horarios previstos. De acuerdo al punto anterior, todos los participantes saben que desde y hasta un determinado horario estarán ocupados en acordar y resolver ciertas temáticas. No sería prudente no respetar los horarios de comienzo y cierre ya que pueden tomarse decisiones apresuradas o no llegar a tocar con profundidad alguno de los temas previstos.
3. Algún participante debe cumplir con el rol de conductor de la reunión. Alguien debe estar al tanto de los tiempos y de los objetivos que deben alcanzarse. Para ello debe intervenir frente a distracciones, comentarios personales, o temas que no estaban dentro de la agenda.
4. Hacer un cierre. Se destinan algunos pocos minutos a recapitular sobre lo ocurrido, los acuerdos obtenidos, los temas pendientes y la fijación de posibles fechas para reunirse nuevamente.
5. Realizar una minuta de la reunión. Se trata de una síntesis que se realiza por escrito y se envía a quienes participaron de la reunión. Asimismo se recuerdan tareas, responsables y fechas acordadas para su cumplimiento.
