Numerosos testimonios de profesionales señalan que están teniendo más reuniones que antes.
El actual escenario de crisis sanitaria que se vive en el país y en el mundo, ha llevado a que un porcentaje importante de colaboradores en las organizaciones trabaje desde su hogar, o remotamente, lo que también ha provocado que las tradicionales reuniones presenciales en la empresa se estén realizando de manera remota o virtual.
Tanto es así que, pese a las actuales circunstancias de hoy, ya hemos escuchado numerosos testimonios de profesionales que señalan que están teniendo incluso más reuniones que antes ¿Cómo puede ser esto si ahora estamos distanciados?
Así lo señala Andrés Cardemil, director de HumanNet Consultores- firma especializada en servicios de RRHH, Selección de personal y Coaching para empleabilidad- quien señala que es posible que en una primera etapa se den incluso más reuniones en un día que las que solían estar acostumbrados los profesionales ya que, entre otras cosas, se disminuyeron los tiempos de traslados y, adicionalmente, debemos considerar que el teletrabajo aún está en la etapa de la “novedad”.
Sabemos que hoy existen numerosas plataformas de videoconferencia como Skype, Zoom, Hangouts, Teams, Webex, Goto Meeting, etc., y de seguro vendrán más. El medio para comunicarse ha cambiado, pero no la esencia de lo que implica reunirse entre las personas. Por ejemplo, al interior de un equipo de trabajo, los miembros de una compañía o área pueden- utilizando la comunicación remota- tratar diversas materias, analizar situaciones, tomar decisiones, resolver problemas laborales, pero sin necesidad de estar físicamente reunidos en forma presencial, evitando así uno de los riesgos contingentes como lo sería el de contagiarse con Coronavirus.
“Y es que las reuniones en general, cuando se justifican bien, sean estas presenciales o virtuales, siempre serán una buena instancia de la que dispone un equipo de trabajo u organización para comunicarse, coordinarse, intercambiar ideas y/o tomar decisiones”, asevera Cardemil.
Algunos tips
El ejecutivo sostiene que las reuniones bien manejadas pueden entregar resultados muy positivos y avanzar en ciertas materias, pero para ello es fundamental considerar algunos consejos:
- Analizar si se justifica la reunión. Hay que evaluar si la situación o temática amerita convocar a la reunión virtual. Si no es esencial, la recomendación es simplemente no hacerla.
- Establecer objetivos y temas. En el caso de efectuar una reunión virtual, Cardemil señala que es importante que aquella tenga uno o más objetivos, es decir, que cuente con las directrices claras para su correcto desarrollo. A su vez, recomienda que por cada meta establecida se debe definir un listado de temas relacionados y asignar un tiempo para abordar cada uno de ellos. “Se trata de tener una agenda temática que permita seguir una ruta y no irse por las nubes”, aclara Cardemil.
- Elegir la plataforma de videoconferencia que se usará. Sea Skype, Zoom, Hangouts, Teams u otra, lo esencial es que dicha herramienta esté en manos de todos los participantes y que la sepan utilizar correctamente.
- Participantes e invitación. La persona que convoca a la reunión virtual debe definir a los participantes e invitarlos con anticipación para tener éxito en la convocatoria. El consejo es enviar, con al menos 2 días de anticipación, la respectiva citación virtual para que los convocados tengan claridad del motivo de ella, su fecha y hora de realización.
- Verificar la conexión a Internet, audio y video. Cada uno de los participantes debe chequear previamente que su conexión de banda ancha esté operativa para la reunión virtual, así como la calidad del audio y cámara de su computador o teléfono inteligente.
- Locación y Comodidad. Finalmente, Andrés Cardemil menciona que es importante que cada participante escoja un lugar de su casa que sea cómodo, y que le permita tener tranquilidad para hablar y escuchar, junto con tener suficiente luminosidad.
“La idea, en el fondo, es evitar la improvisación cuando se convoca a una reunión de este tipo para así aprovechar al máximo ese momento, transformarlo en algo productivo y no hacer perder el tiempo a cada uno de los asistentes”, manifiesta el experto.
Si alguno de los citados a la reunión no puede participar en ella, la sugerencia es que la ausencia a dicho encuentro virtual sea informada con empatía y asertividad.
“Empatía en el sentido de ponerse en el lado de los que sí se conectarán y Asertividad entendida como la capacidad de exponer claramente los argumentos que impiden a esa persona participar en tal reunión”.
