Algunas organizaciones elaboran manuales de procedimientos con la esperanza de aclarar y evaluar contribuciones.

Recientemente, platicando con una persona valiosa para cualquier organización, me comentó que deja su actual trabajo. ¿La razón? ¡Desorganización en las actividades y en las responsabilidades! Falta de políticas de operación y falta de posibilidad de contribuir en éstas. ¿Le ha dejado personal en su organización por falta de claridad en sus decisiones y responsabilidades?

Algunas organizaciones elaboran manuales de procedimientos con la esperanza de aclarar y evaluar contribuciones. Sin embargo, lo realizan sin una relación de las actividades asumiendo que todos los procesos se comportan como procesos mecánicos o de manufactura, es decir que a partir de una materia prima, mediante transformaciones, se obtiene una salida, lo cual resulta un modelo muy poco ajustado a la realidad de un proceso de finanzas, administrativo, o incluso para el intercambio comercial. Por lo regular estos intentos terminan en un inventario de instrucciones sin relación ni evaluación entre ellas.

El problema en la organización que no tiene clasificadas sus actividades e integradas a un sistema de medición e incentivos no sólo es la pérdida de personal valioso, sino el conservar personal contaminado, ya sea por falta de dinamismo o que adapta el ambiente desorganizado a su propia conveniencia. Es donde el problema se multiplica y se crean, desperdicios intencionados de recursos y prácticas desleales.

La administración por procesos es una perspectiva de entendimiento de todas las actividades de su organización, de relacionar la ejecución de cada una de las actividades con su objeto económico o social; no solamente de controlar las actividades productivas. La administración por procesos no únicamente se refiere a la elaboración de manuales de procedimientos, sino que además:

a) Establece responsabilidades para actividades múltiples que resulta impráctico generar procedimientos, como puede ser un área de informática en una empresa pequeña o mediana compuesta por una o dos personas.
b) Relaciona y evalúa las responsabilidades de ventas, finanzas, administrativas y productivas para generar ingresos sostenidamente
c) Identifica las capacidades requeridas por los actores de los procesos.

¿Cómo comenzar?

1. Entienda a su organización como un todo, no solamente como una cadena productiva o logística. Todas las actividades: productivas, administrativas, financieras, tienen su razón de ser en la organización y deben ser relacionadas y evaluadas en función de éste.
2. Identifique sus necesidades, no sus soluciones. Antes de elaborar un manual de instrucciones, evalúe las diferentes técnicas y herramientas para clasificar y evaluar sus actividades en función de su estrategia.
3. Comunique las responsabilidades, expectativas y requerimientos de su personal relacionándolo a los procesos de los que son responsables y mostrando la relación hacia la finalidad de la organización.