Muchas organizaciones orientadas al desarrollo de proyectos tienen muy buenas propuestas a evaluar y seleccionar. El desafío que presentan es elegir cuáles son las mejores. Es entonces que surge la pregunta de ¿que es una "buena idea"?.

Las organizaciones orientadas al desarrollo de proyectos enfrentan dos situaciones extremas. Por un lado pueden tener falta de buenas ideas de proyectos, y por el otro, en un extremo contrario, tienen muchas propuestas de proyectos para evaluar y seleccionar.

Este es el caso de las organizaciones que financian proyectos, de las empresas de construcción y del mundo de los sistemas de tecnología de la información. El desafío que presentan es elegir las buenas ideas para transformarlas en proyectos es decir, para no perderlas. Este es el problema fundamental en el proceso de administración del portafolio. Pero, ¿que es una "buena idea"?

Clasificación de proyectos

El portafolio de proyectos o la cartera de proyectos, es el conjunto de proyectos llevados a cabo dentro del área de una organización o de cualquier organización. Hay varias maneras de clasificar los proyectos para ponerlos en el portafolio, dependiendo del tipo de empresa/organización, modelo de negocio, estructura, tamaño y otros factores.

Por ejemplo, una gran empresa puede tener divisiones sucesivas de su portafolio principal. El portafolio de I+D puede ser organizado de la siguiente manera.

• Scouting work (trabajo de búsqueda): son proyectos de investigación pura, sin resultado esperado definido.
• Fast track (proyectos de rápida implementación): son creados para responder a oportunidades de corto plazo relacionadas a tecnologías ya existentes.
• Nuevos productos, soluciones y servicios: se trata de proyectos de duración imprevisible basados en tecnologías identificadas que requieren ser adaptadas o desarrolladas para atender las necesidades de los clientes o del mercado.
• Nuevos procesos: buscan crear un nuevo proceso para la producción de algún producto o molécula ya existente. Así como los proyectos de nuevos productos no tienen duración definida.
• Perfeccionamiento de procesos: sirven para atender necesidades de mejora en los actuales procesos de la empresa con miras a aumentar la calidad, el desempeño y la seguridad o disminuir impactos ambientales y costos de procesos.
• Transferencia de tecnología: proyectos internos que buscan transferir determinada tecnología de producción de una planta industrial a otra.

Definición de criterios

Reconocer la existencia de la cartera o portafolio supone que los proyectos fueron objeto de evaluación y sometidos aprocesos de selección, priorización y autorización para funcionar. Implementar la administración del portafolio implicaformalizar estos procesos. Para formalizar los procesos, especialmente los de evaluación, que son centrales, es necesario definir criterios y métodos.

Los criterios deben reflejar diferentes intereses, por ejemplo:

• Los criterios comerciales reflejan el potencial de mercado y los resultados de los proyectos: ingresos, beneficios y crecimiento de las ventas, etc.
• Los criterios técnicos reflejan el impacto del proyecto en las operaciones internas de la empresa / organización: capacidad industrial (factibilidad del proyecto), capacidad tecnológica, existencia y disponibilidad de personas calificadas etc.
• Los criterios financieros reflejan la recuperabilidad de las inversiones realizadas en el desarrollo del proyecto: período de recuperación de la inversión, retorno de la inversión, valor actual neto etc.
• Los riesgos e impactos expresan las dificultades potenciales para la empresa / organización: riesgo técnico, riesgo de calidad, riesgos legales, impactos sociales y ambientales etc.
• Los criterios estratégicos reflejan el modelo de negocio, los objetivos estratégicos, el futuro y la supervivencia de la organización / empresa.

Estos son específicos de cada organización. Organizaciones que promueven el desarrollo social, por ejemplo, dan prioridad a los criterios que reflejan el impacto de los proyectos en las personas y las comunidades. Organizaciones orientadas a la rentabilidad favorecen los criterios financieros. Además, son específicos y los métodos que utilizan son universales.

Cuando hay pocos intereses en competencia en el proceso de evaluación se utilizan métodos sencillos. Probablemente uno o dos criterios para evaluar todas las ideas. Cuando hay muchos intereses en conflicto que deben conciliarse se utilizan varios criterios que deben ponderarse antes de ser aplicados a la evaluación de los proyectos.

Para usted, ¿cuáles son los criterios importantes para la evaluación de ideas de proyectos?

*Texto publicado en el blog ConexiónESAN y escrito por Antonio Amaru Maximiano, profesor de la Universidad ESAN y actual gerente de Proyectos de la Fundación Instituto de Administración*

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