*Este artículo es auspiciado por Invoiceware International. Ya que la facturación electrónica se está apoderando de Latinoamérica, las empresas pueden beneficiarse de las oportunidades de financiación y liquidez en las cadenas de suministro, mejorando así la estabilidad y la eficiencia de las economías locales en la región.

Latinoamérica ha sido el líder en los reglamentos obligatorios de la facturación electrónica y de los reportes fiscales. Brasil implementó el primer requisito de la facturación electrónica en 2007, y una legislación similar se ha expandido rápidamente en toda la región.

La facturación electrónica es ahora obligatoria en varios países, incluyendo México, Argentina, Chile, Ecuador, Perú y Uruguay. Colombia y Costa Rica están también al punto de promulgar las leyes de cumplimiento obligatorio este año, las multinacionales deben presentar atención en el regimiento de esta normativa -o enfrentar suspensión de las operaciones y potencialmente millones de dólares en multas.

A pesar de los retos inherentes en los mandatos de facturación electrónica, las empresas pueden aprovechar esta oportunidad para generar una mejor ventaja competitiva.

Latinoamérica es el líder mundial en la facturación electrónica estandarizada, con diez países que tienen algún tipo de legislación promulgada a finales del 2015. Las implicaciones de estas regulaciones señalan un aumento en la transparencia de las declaraciones de impuestos al gobierno, lo que afectaría directamente el ingreso, y por consecuencia, en una mejoría de las economías de la región.

Brasil comenzó este movimiento en 2007 y aumentó anualmente los reportes de ingreso -esto incluye un aumento de US$58 billones en 2012, debido a los cumplimientos normativos- de los gobiernos de Latinoamérica que han comenzado a presentar sus propias versiones de cumplimiento normativo obligatorio de la facturación electrónica. Este año, con la expectativa de que Costa Rica y Colombia solidifiquen los mandatos, estos países buscan fortalecer la competitividad en toda la región y mejorar su situación fiscal; al mismo tiempo, ayudarán a las empresas a reducir los costos y mejorar las eficiencias.

Complementando el requerimiento de la facturación electrónica, varios países de Latinoamérica también han impuesto una serie de requisitos de reportes fiscales que garantizan que las empresas paguen los  impuestos requeridos. Los países están viendo aumento de los ingresos anuales, debido al cobro de estos impuestos, reduciendo a su vez situaciones de fraude que son resultado del estricto proceso inherente en la transparencia del proceso.

Riesgos de cumplimiento. Las empresas que hacen negocios en Latinoamérica deben cumplir con las regulaciones o tiene el riesgo de enfrentar millones de dólares en multas e interrupciones comerciales costosas. Para evitar ambos problemas, las empresas deben integrar sus sistemas para así poder cumplir con la facturación electrónica, los procesos de reportes y aprobación. Si no hay cumplimiento de estas medidas, las empresas probablemente experimentarán lo siguiente:

 Retrasos en los envío: las empresas no pueden enviar mercancía al menos de que una factura autorizada este físicamente en el camión, siendo este el caso en mucho de los países. Si hay errores en la factura o cualquier fallo mínimo en los sistemas de información que evitan la transmisión o impresión de la factura, puede causar que las operaciones del negocio se suspendan por días.  

 Negación de pagos: Si una factura no está el 100% exacta, los clientes no podrán pagar, incluso a veces la mercancía es rechazada atreves de la devolución física del camión donde lleva la carga. Con la estandarización de la factura electrónica, la empresa receptora puede revisar en tiempo real los errores, y con frecuencia antes de que llegue la mercancía.

 Multas y sanciones: los gobiernos de Latinoamérica dependen de los pagos de impuesto al valor agregado (IVA) y las empresas sólo pueden asumir las deducciones de IVA que están respaldadas por el exacto registro de facturas electrónicas. Las multas por deducir incorrectamente alcanzan a 75%-150% del valor del impuesto, y además estas multas puede sumarse hasta millones.

Como mínimo, las empresas necesitan actualizar sus sistemas periódicamente para mantener el cumplimiento y evitar estos problemas. Pero gestionar el cumplimiento obligatorio internamente puede ser costoso, especialmente por el número de países que están adoptando los mandatos. Para vigilar los cambios regulatorios mencionados, hay que tener recursos dedicados a interpretar y monitorear los mandatos en los sistemas de negocios requeridos e implementar nuevos procesos para cumplir con los mandatos del gobierno.

Los proveedores locales subcontratados están disponibles para la gestión de este proceso, pero supervisar varios  proveedores en diferente regiones puede tomar casi el mismo tiempo que mantener el cumplimiento interno de estas soluciones ya que están afuera de la contabilidad corporativa, haciendo que los equipos internos tengan que mantener la mayoría de las actualizaciones. En cambio, las empresas que actúan proactivamente se están moviendo hacia una solución regional que estandariza el cumplimiento, aumenta la productividad de los empleados y asegura de que el sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) sea el único sistema de registro a través de Latinoamérica.

Oportunidades de cumplimiento: Logística. A medida que las empresas hacen la transición de tener una solución por país a una plataforma regional, esto da como resultado un mejor desempeño y eficiencias alrededor de la cadena de suministro de las compañías. Aprovechando la estandarización del gobierno, los compradores tienen la oportunidad de automatizar muchos procesos de negocio desde la aprobación de las facturas de pago, para acelerar la descarga de los camiones en las plantas de fabricación local.

Como casi el 90% de las facturas fluyen sin necesidad de intervención humana, el personal interno puede concentrarse en corregir las facturas con errores o aquellas que son presentadas incorrectamente. Las empresas que han automatizado sus procesos de recepción electrónica se basan en el XML estandarizado que ahorra de hasta 40%, mientras que aumentan la productividad de los empleados hasta 50%.

Oportunidades de cumplimiento: liquidez y financiación. El beneficio mayor que puede presentar los mandatos de facturación electrónica es la adopción de financiamiento de cadenas de suministro. Tradicionalmente, la fuente de financiamiento de las cadenas ha implicado un proceso de inducción más compleja que requiere contratos complicados, inversiones significativas y excelente crédito de los proveedores. Los cumplimientos obligatorios de la facturación electrónica en Latinoamérica han abierto nuevas puertas para las soluciones alternativas de financiamiento al proporcionar una plataforma de estandarización, transparencia y de aprobaciones instantáneas.

Aprovechando la automatización de los procesos, los proveedores pueden beneficiarse de los bajos costos y financiamiento sobre la hoja de balance general. Los compradores también pueden asegurar la liquidez de sus de socios en toda la región y  las fuentes de financiamiento son capaces de capitalizar los vehículos de inversión respaldados por el compromiso de las multinacionales a pagar. Lo mejor de todo, es que todo el proceso está documentado a través de la facturación electrónica obligada por el gobierno, haciendo más fácil de obtener los beneficios tales como:

 Mayor visibilidad: tanto los compradores como los proveedores pueden administrar mejor su flujo de efectivo y las transacciones financieras.

 Mayor control: los compradores pueden automatizar los pagos una vez que se verifiquen las facturas; los proveedores pueden seleccionar fácilmente la factura que quieran pagar inmediatamente.

 Reducción de costos: Los procesos automatizados reducen los costos asociados con las cuentas por pagar.

Las empresas que son proactivas pueden aprovechar la normalización de la facturación electrónica en todo Latinoamérica, pues pueden introducir soluciones alternativas de financiamiento a sus cadenas de suministro, ya que los mandatos de la facturación electrónica seguirán rápidamente expandiendo en toda la región. Como resultado, las economías latinoamericanas aumentarán su poder adquisitivo y así asegurar la disponibilidad de suministros. En última instancia, los procesos estandarizados y automatizados conducirán más oportunidades de financiamiento viables en la región, que mejorarán aún más oportunidades de negocios para las multinacionales.

*Este artículo es auspiciado por Invoiceware International.

**Vea este video para aprender más sobre los beneficios de las finanzas de la cadena de suministro.