*Esta publicación es auspiciada por Invoiceware International. Mientras que Brasil es el país con las regulaciones corporativas más complejas del mundo, también es un país muy atractivo para hacer negocios. Se espera que el GDP del mercado emergente crezca 22,3% entre el 2013 al 2017. Con acceso a las materias primas y la proximidad de una población que está floreciente en ambos de talento y de consumidores,  muchas de las empresas globales están moviendo sus operaciones a Brasil.

Al mismo tiempo, muchas de estas empresas globales están poniendo mayor enfoque en la gobierno corporativo, haciendo inversiones significativas en estandarizar su ERP en una instancia global.

Con sus complejas leyes y reglamentos, las siguientes son algunas de las consideraciones que deben tenerse en cuenta:

*Calendario fiscal: Brasil exige el uso del calendario fiscal K4: calendario Gregoriano (enero a diciembre), que no puede ajustarse al ejercicio tradicional de la empresa.

*Cuentas por pagar/cuentas por cobrar: Banca electrónica es la norma en Brasil, por lo que el ERP debe configurarse utilizando métodos de pago especificados (boleto, TED -transferencias electrónicas del mismo día, DOC-, transferencias de bajo valor al día siguiente) para enlazar con los bancos.

*Nota Fiscal: Este documento requerido es la única manera de facturar en Brasil y debe ser sometido y autorizado por la autoridad fiscal brasileña antes de que pueda ser aprobado o pagado. La plantilla SAP debe integrar los campos necesarios, algunos de los cuales no son incluidos en las plantillas de la factura típica.

*Reconocimiento de ingresos: Los ingresos que pueden ser reconocidos en Brasil varían a otras partes del mundo y se basan en la Nota Fiscal y recibo de las mercancías.

*SPED: Las normas de contabilidad en Brasil requieren que las empresas presenten los libros de contabilidad detallados y los documentos de los reportes, así que SAP debe estar configurado para informar con precisión los números necesarios.

*Activos fijos: Los reportes específicos de los activos fijos basados en la base de datos de la Nota Fiscal deben presentarse junto con otros reportes de SPED y deben ser documentados en SAP como debe corresponder.

*Presentaciones de impuestos: La motivación detrás de una reglamentación estricta en Brasil es para que el país esté seguro de recibir los pagos de impuestos precisos, de las empresas que operan allí. Como tal, es fundamental que las presentaciones coincidan con los reportes de  SPED y estén respaldados por la documentación de la Nota Fiscal XML que el gobierno aprobó.

A pesar de estos desafíos, es indispensable que las empresas brasileñas cumplan con las obligaciones de cumplimiento dentro de su ERP –no con una solución de terceros externas, con varias partes que son unidas y que lo pueden dejar vulnerable a las discrepancias, inexactitudes, manipulación y finalmente millones de dólares en multas y sanciones.

El cumplimiento es un proceso esencial que tiene ambas implicaciones fiscales y operacionales. Considere los serios impactos de negocio por hacer esto mal:

*No se puede enviar la mercancía si el NFe no está funcionando 

Muchas empresas han sido cerradas durante más de cinco días a la vez. ¿Cuánto dinero va a perder si no puede enviar le la mercancía a sus clientes durante toda una semana? Para evitar estos costos, asegúrese de que su solución tenga un monitor único, compresivo y que tenga “contingencias” incorporadas.

*Auditorías locales y multas de FCPA que son prevalentes

El gobierno de Brasil tiene la capacidad de hacerle una auditoria en tiempo real. No sólo tiene los datos de las transacciones de Nota Fiscal, sino también ha agregado mensual, trimestral y anual los reportes (SPED) para asegurar la exactitud y la consistencia. El incumplimiento puede significar multas locales (en promedio US$250 por XML) o multas de 75% y 150% de los impuestos incorrectos. Esas medidas ayudaron al gobierno a registrar un record de 109 billones de reales en impuestos no pagos, por individuos y empresas, en 2011 (Fuente: Reuters).

Las compañías de Estados Unidos también deben considerar la ley de Prácticas Corruptas Extranjeras. Los mandatos de Latinoamérica aumentan la visibilidad en los reportes financieros, haciendo los cumplimientos obligatorios un problema corporativo, no solamente un problema local.

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Pasos a seguir

Aquí está una lista de preguntas para el equipo de TI y fiscal de su empresa, para el momento en que usted implemente las soluciones de cumplimientos NFe:

*¿Cuántos recursos están apoyando el proceso de Nota Fiscal y el proceso del sistema ERP?

a.- Cuántos recursos SD (sales and distribution)?

b.- Cuántos recursos MM (material management)?

c.- Quién posee la integración de los sistemas?

d.- Cuántas personas están en el centro de los Shared Services procesando las facturas en Brasil (cuentas por cobrar/cuentas por pagar)?

e.- Cuál es el costo de la arquitectura física (mantenimiento de hardware)?

*¿Cuánto tiempo se demora las actualizaciones de ERP en Brasil? ¿Cuál es el costo interno del proyecto?

*Cuando hay un error, ¿dónde lo encontramos? ¿Cuál es el proceso?

*Cuando algo está mal, ¿a quién llamamos? ¿Cuál es el proceso?

*Cuando hay cambios en el gobierno, ¿quién es el responsable de actualizar cada componente de la solución?

*¿Están sus equipos de cuentas por cobrar manualmente entrando los datos o ustedes automatizan el proceso de DANFe?

*¿Usted valida el XML del proveedor con la orden de compra antes de que el camión llegue?

*¿Cuántas facturas son procesadas sin intervención humana?

*¿Cuánto tiempo su equipo de financiación se toma al fin del mes para corregir problemas con los datos que fueron procesados?

Le hemos dado los requisitos básicos para entender el "verdadero" costo de manejo administrativo en Brasil Nota Fiscal. Si su empresa podría beneficiarse de las reducciones de costos y las simplificaciones proporcionadas por una solución en la nube híbrida, contáctenos antes de invertir cientos de miles de dólares en los cumplimientos, sólo para tener que hacerlo todo otra vez con el próximo cambio.

*Esta publicación es auspiciada por Invoiceware International.