A muchos nos enseñaron en la escuela que, para una empresa, el capital se define como la diferencia entre el activo y el pasivo. De igual manera, en finanzas personales, nuestro capital o patrimonio es el resultado de restar nuestros pasivos (deudas y cuentas por pagar) de nuestros activos.

Conocer nuestros pasivos es relativamente fácil: sólo necesitamos reunir los estados de cuenta de los diferentes créditos que tenemos y los recibos de las cuentas por pagar.

Sin embargo, poca gente conoce verdaderamente el valor de los activos que posee. Desde luego, podríamos simplemente listar los saldos de nuestras cuentas de cheques e inversiones, pero los activos son mucho más que eso: incluyen el valor de nuestra casa y de sus contenidos, de terrenos, de nuestro automóvil, etcétera, así como de los diferentes seguros que tenemos contratados (por ejemplo, el valor de rescate de un seguro de vida).

Dada la importancia que tiene conocer con exactitud el valor de nuestros activos, es indispensable organizarlos, valuarlos y llevar un verdadero control de ellos. De otro modo, nunca sabremos en realidad cuál es el tamaño real de nuestro patrimonio. El proceso es muy sencillo, y consta únicamente de dos pasos:

1. Organiza tus documentos y registros valiosos. Es muy importante tener en un solo lugar la lista de nuestros documentos importantes (números de pasaporte y visas, actas de nacimiento y de matrimonio, escrituras, contratos, pólizas de seguros, números de cuenta y de tarjetas, etcétera). Contempla en dicha lista la descripción del documento, fechas de vigencia y su ubicación física. De ser posible también una copia en pequeño de ese documento, que puede ser una fotografía tomada con nuestro smartphone.

Hay algunas aplicaciones que hacen esto fácil. Desde las genéricas, como puede ser mantener los registros en una hoja de cálculo, hasta el uso de manejadores de bases de datos. También existen algunos programas especializados. Es importante que el archivo resultante quede en la nube para que pueda ser accesible desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar.

Esta organización nos puede resultar muy valiosa, no sólo a nosotros, sino también a nuestros familiares, para programar las renovaciones pertinentes de los documentos importantes (licencias, pasaportes, pólizas de seguro); pero sobre todo, para encontrar la información adecuada en el momento necesario. Por ejemplo, si nos llegan a robar la cartera con nuestras tarjetas de crédito o débito, con esta lista podremos tener fácilmente los números de las mismas para cancelarlas de forma inmediata; o si en algún momento llegamos a faltar, nuestra familia podrá ubicar sin problemas todos estos documentos, lo cual facilitará todos los trámites pertinentes.

Es importante ir actualizando esta lista tantas veces como se requiera, y hacer una revisión anual de nuestros documentos, con el fin de que siempre se ajusten a nuestras necesidades cambiantes.

2. Haz un inventario de todas tus posesiones. El primer paso es valuar nuestros activos fijos (los bienes inmuebles que tengamos), proceso que debe ser realizado por lo menos cada cinco años o antes si cambiamos de domicilio o hacemos una adquisición importante.

Es conveniente, además, hacer un inventario del resto de nuestros bienes tomando en cuenta su categoría: automóviles, computadoras, equipos de sonido, televisores, obras de arte, joyería, colecciones, etcétera. Incluye la descripción, marca y modelo, número de serie, ubicación, fecha de adquisición y precio de adquisición. Estima también su valor de reposición (el costo de un bien nuevo con características similares) y su valor real (incluyendo la depreciación por uso).

Se pueden añadir fotografías digitales de los bienes, lo cual, además de contribuir al cálculo de nuestro patrimonio, nos será muy útil a la hora de contratar, renovar o realizar una reclamación al amparo de nuestra póliza de hogar, en caso de ser necesario. Otra opción es hacer un recorrido por nuestra casa con una cámara de video y guardar el archivo. Con esto, en caso de algún siniestro podemos comprobarle a la compañía de seguros la preexistencia de los bienes dañados o robados.