Muchos estudios demuestran el impacto negativo que el exceso y mal uso del mail tiene en la productividad.
¿Cuánto tiempo le dedicas a tu email? La respuesta seguramente es: Mucho tiempo. Cuenta la leyenda que el mail era una bendición, una de las mejores herramientas para mejorar la productividad; pero hoy se está convirtiendo en una maldición, es incontrolable la cantidad de mails que recibimos.
Y no tengo la menor duda de que utilizada de forma Inteligente y constructiva podría ser una excelente herramienta, y por eso dediqué diversos materiales a este tema.
El problema principal que hoy tenemos con el mail es simple y claro:
NOS ALEJA DE EJECUTAR NUESTRAS PRIORIDADES REALES, NOS QUITA TIEMPO Y ENFOQUE DE LO QUE DEBERIAMOS ESTAR HACIENDO.
Muchos estudios demuestran el impacto negativo que el exceso y mal uso del mail tiene en la productividad, por ejemplo:
- Uno de McKinsey Global Institute de 2012 reportó que, en promedio, los colaboradores pasan 28% de su tiempo laboral leyendo y contestando mails, lo que representa 2.5 horas diarias invertidas en el mail.
- Otro dato terrible. De acuerdo al último estudio realizado en 2015 por Adobe Systems, los ejecutivos de alto nivel pasan en promedio 6.3 horas de su día revisando su mail (3.2 horas el mail del trabajo y 3.1 horas mails personales).
Además, es usual que mientras vemos la televisión, en la cama antes de dormir y antes de levantarnos, en el baño, en la cena y hasta en el coche, no dejemos de revisar el correo.
No falta en las empresas el colaborador que te marca o va a tu oficina para decirte, ya viste el mail que te acabo de enviar? y lo que a mi me pasa por la mente es:
Si tuviste el tiempo de marcarme o venir a mi oficina para decírmelo, no será más fácil aprovechar la vista para platicar y concluir el tema del mail en lugar del tiempo invertido en:
- Que escribas un correo
- Inviertas tiempo en leerlo y entenderlo (porque muchas veces las redacciones no son muy claras)
- Y después dedicar tiempo para contestar. Y, bueno, ojalá termine ahí, de lo contrario me vuelves a contestar tú y así sucesivamente.
Yo veo dos tipos de problemas con respecto al tema del mail:
- El uso excesivo de la herramienta.
- Mala organización o falta de proceso para consultarlo que genera distracción y pérdida de enfoque.
Analicemos brevemente cada punto.
El primer problema: todos los días procesamos un promedio de 122 mails, que pueden ser clasificados como:
- El Chismail: Es el que se utiliza para evidenciar que alguien no está haciendo su trabajo.
- Ping pong mail: Tiene más de 3 idas y venidas discutiendo y exponiendo puntos entre varias personas.
- El multimail: Un largo y confuso mail con varios temas al mismo tiempo
- Mails administrativos para permisos, autorizaciones, preguntas, quejas, seguimiento de pendientes, solicitud de citas, etc.
- Mails PTI, (para tu Información): minutas, nuevas políticas, procedimientos y acuerdos.
- Mails con adjuntos: como reportes, contratos o información para revisión.
- SPAM: Mails de promoción o publicidad que son los primeros que revisas por la mañana para marcarlos y borrarlos pero que durante todo el día continúan llegando.
Y que crees, de todos estos mails, de acuerdo a Sanebox´s, solo el 38% son relevantes.
¿Estás de acuerdo que está fuera de control? Mi sugerencia para que puedas transformarlo en una herramienta inteligente y constructiva es que junto con tu equipo:
- Revisen y replanten para qué utilizan el mail. Después identifiquen qué funciona para la organización y qué no, qué mails necesitas y cuáles no. A partir de eso, definan políticas y reglas sencillas para todos.
El objetivo a lograr es utilizar el mail en general no más de 1 hora al día.
Algunas ideas son:
- Eliminar el CHISMAIL:Habla con el equipo para que lo dejen de hacer y en su lugar garantízales que cada vez que requieran apoyo para intervenir con alguien simplemente lo digan para que los apoyes.
Es más eficiente y constructivo.
- Prohibir tratar de solucionar problemas por mail; en su lugar, organiza reuniones exprés de 15 min. Si tienes a las personas correctas en la reunión y se tiene claro el resultado que se espera, no les tomará más resolver un tema que de otra forma podría llevarles hasta días concluir.
- Evitar los mails con temas sensibles que puedan generar controversia y desatar emociones negativas. Las personas profesionales no tratan problemas ni tienen confrontaciones por mail, lo hacen personalmente o bien por teléfono.
- Prohibir los mails multi tema e invitar que se trate solo un tema o asunto por mail.
- Eliminarte de las listas de empresas que te envían mails que no te interesan y los que quieras seguir recibiendo guárdalos en una carpeta que se llame Promociones o publicidad por revisar.
Lo más importante es que todos tengan presente que si sospechan que el mail a enviar va a requerir muchas idas y venidas, no lo envíen y que en su lugar vayan o hablen por teléfono con la persona indicada para platicar el tema o agendar una reunión. Aplica también para cualquier información personal o confidencial que quieras tratar.
*Ivette de Jacobis, Experta en resultados con Bienestar Personal. Texto publicado originalmente en sitio web: ivettedejacobis.com, Facebook @ivettedejacobisv y Twitter @IvettedeJV*
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