*Este contenido ha sido auspiciado por Invoiceware International. El 3 de septiembre las multinacionales que operan en México deberán presentar su primer reporte de las pólizas de diario como exige la legislación de e-Contabilidad.

 

Estas pólizas diarias son retroactivas al 1 de julio de, 2015, lo que significa que éste es el momento para evaluar sus procesos para asegurarse de que los reportes estén precisos. Quizás sólo depender de su tecnología (SAP, ERP o notas OSS), para extraer los reportes, no sea suficiente.

En última instancia, los retos planteados por el requisito de las pólizas están fundamentalmente relacionadas con sus procesos internos -por la forma de las entradas de datos y por la forma en que éstos están conectados con los reportes internos y externos correctos. Una vez que los procesos estén en su lugar, la extracción de datos para producir el reporte real debería ser sencillo.

En primer lugar, vamos a examinar la función del reporte de las pólizas. Considere esto como los dientes de la legislación de e-Contabilidad. Aquí es donde la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SAT), la Administración Tributaria de México, determinará la necesidad de las multas y sanciones. Este reporte debe coincidir con sus facturas electrónicas XML (una para cada una) y es necesario para las deducciones fiscales del IVA.

El SAT iniciará auditorías empezando el 3 de septiembre, por lo que es indispensable descubrir y tratar los posibles problemas ocultos en estos reportes de las pólizas, entre los que a nuestro juicio se destacan:

*Adquisición de entrada: muchas compañías todavía están pagando las facturas en formato PDF -no del XML. Esto abre la puerta para inexactitudes en los reportes requeridos en la e-Contabilidad. A menudo, si un proveedor le tiene que hacer un ajuste a la factura, ellos sólo lo hacen en el PDF. De hecho, hemos encontrado que más del 10% de los PDF de las facturas no coinciden con los XMLs. 

Sin embargo, cuando se trata de los reportes y las deducciones de impuestos, el XML es la única factura que importa. Como resultado, las empresas que todavía siguen usando los archivos PDF para cuentas por pagar y los reportes de impuestos necesitan actualizar sus procesos para eliminar esta práctica. De lo contrario, enfrentarán auditorías cuando sus reportes no coincidan con los chequeos automatizados del gobierno.

*Gastos de viaje: una área clave de enfoque para el SAT es el fraude en los gastos de viaje. Normalmente, las entradas de las pólizas se realizan al nivel de reportes de gastos. Sin embargo, para la información de las pólizas es fundamental que cada XML que aporta el reporte de gastos para hoteles, coches, vuelos, comidas, taxis, etc., esté vinculado con las entradas diarias.

*Nómina: una práctica común es que hayan entradas de pólizas de diario para los reportes de nómina en cada departamento (mercadeo, contabilidad, operaciones, etc.). Como usualmente hay múltiples reportes de gastos, a menudo cientos, suele ocurrir que no coinciden estos XMLs individuales con los sueldo de cada empleado, también asociados con un XML único. Sin embargo, cada uno debe estar ligado con la entrada de las pólizas de diario.

Con multas por información incorrecta e incompleta que pueden ser de US$3.000 por XML, usted ya debe concentrarse en alinear los procesos para evitar tales multas cuando el SAT inicie la obligatoria aplicación de los reportes de las pólizas en septiembre. Sólo imagine que podría suceder si hay error en un sólo informe de gastos para un sólo viaje, el que puede tener diez XML.

Usted puede aprender más sobre este tema en un reciente webinar de la Contabilidad Electrónica en México. Para examinar cómo sus procesos internos pueden afectar sus reportes de las pólizas y las limitaciones de las notas OSS SAP, póngase en contacto con nosotros hoy.

*Este contenido ha sido auspiciado por Invoiceware International.