En el camino en busca de informatizar todos los procesos y digitalizar todos resultados en cualquier rubro de negocios o industria, las empresas desarrolladoras comenzaron, hace décadas, a diseñar soluciones a la medida de cada necesidad. Con el tiempo, tuvieron que generar sistemas mayores, capaces de interconectar a todas esas soluciones, a través de un único software centralizado que hiciese de traductor universal y permitiese el flujo de información entre cada unidad conectada. Hasta ahí, la teoría sonaba fácil.

Sin embargo, la práctica no lo es y en la actualidad esto se ha convertido en un dolor de cabeza para las gerencias informáticas, de recursos humanos y finanzas, entre muchas otras que requieren la armonización de información y procesos. La frase "vamos a implementar un ERP", es temida en estas divisiones, no porque sea una mala decisión en sí, sino porque los recursos especializados que la empresa debe destinar para funcionar íntegramente según una serie de normas de eficiencia, pueden ser altísimos y no son menores los casos en que dicha implementación ha terminado en una catástrofe, con la pérdida de años de data sumada a la de los millones invertidos.

Afortunadamente, la magnitud del problema comienza a ser controlado gracias a tecnologías y aplicaciones que están logrando que el proceso de integración de pataformas sea más expedito y escalable. A esto se suma "La Nube", que ha logrado generar servicios ERP para empresas que antes no contaban con la capacidad de inversión o la infraestructura requerida para hacerlo. ¿Significa esto que nos encontramos en el periodo de decadencia de los ERPs tradicionales?

En el origen, la solución y el problema. Primero, es necesario explicar en qué consiste un ERP. El término es fácil de confundir con otras siglas similares y los procesos que engloba se han ido modificando con el tiempo. Proviene de su nombre en inglés, Enterprise Resource Planning (ERP) o Recurso para la Planificación Empresarial y en un inicio fueron pensados para la optimización de la gestión en dos frentes: la producción y distribución de bienes o servicios. Es decir, monitoreaban y registraban desde la materia prima que ingresaba a la cadena productiva hasta el resultado; luego, desde la recepción de una orden de compra hasta su entrega al cliente. No obstante, en el camino quedaban muchas áreas a oscuras de información que resultaban vital para el efectivo control de la gestión empresarial en términos globales.

Hoy, por ERP se entiende a "un sistema informático que abarca a toda una empresa, para gestionar todos sus recursos y compartiendo la información necesaria entre los distintos departamentos de la misma en una única base de datos", indica Diego Lozano, Director Cono Sur de SAP, una de las empresas mas importantes del rubro. Una de las particularidades de estas plataformas es que permite niveles de configuración y personalización para adaptarlo a cada negocio en particular, advierte Lozano: "por ejemplo, un ERP soportará todos los procesos, desde la gestión de un Pedido de Venta hasta la gestión de los Pedidos de Compra para la compra de insumos necesarios para fabricar productos, pasando por el registro de las horas empleadas por el personal y otros recursos involucrados". Toda esta información será actualizada automáticamente para que unidades como las de Finanzas estén en línea con todos los gastos realizados y los de Recursos Humanos con las horas extra trabajadas.

Con esto, se busca contar con datos para mejorar la toma de decisiones, pudiendo identificar en forma temprana puntos críticos y atacarlos en forma proactiva; mejorar la productividad, eficiencia y capacidad de respuesta de la cadena; reducir costos y hacer más aguda y precisa la administración financiera corporativa, ganando visibilidad más profunda de la organización.

Mirada sesgada, la raíz del problema. Ahora bien, para que esta total integración funcione se requiere un conocimiento cabal por parte de las unidades que interactúan con un ERP de los procesos y datos que deben ser preservados y actualizados para nutrir correctamente el sistema. "Siento que uno de los principales errores es, al implementar un ERP, pensar que se está 'cambiando' de sistema", dice Lazcano. Esto lleva a no darle importancia a procesos secundarios, pero vitales para optimizar los procesos en ERP. "Cuando uno realmente entiende que el cambio se trata de mejorar los procesos para obtener eficiencias y lograr ventajas competitivas, las gerencias se focalizan en temas como: el manejo del cambio, medición de impactos de los nuevos procesos, involucrar a usuarios claves, capacitación, documentación de procesos, integración de información, entre otros. Estos son los focos que una organización debe tener al momento de adoptar un ERP".

Esto quiere decir que la aplicación de un ERP no debe ser vista como una instancia única que luego seguirá operando automáticamente. Requiere de la correcta interacción entre éste y las unidades, actualización permanente de la plataforma y del personal que lo utiliza y lo alimenta, monitoreo constante para chequear que todos los procesos se cumplan y la flexibilidad necesaria para escalar la plataforma en la medida en que la compañía lo requiera.

Y el ruido puede comenzar en cualquier punto de la cadena, desde los más esenciales hasta los cotidianos. Basta, por ejemplo, que los despachadores de una cadena de servicios no internalicen el requerimiento de que todos los datos de rutas, cargas, horas de entrega y certificación del despacho deben ser digitalizados (y sigan operando con papel que debe ser digitado), para que el proceso que busca ser optimizado se torne de inmediato doblemente ineficiente.

La nube, una solución al alcance de todos. La respuesta a esta permanente demanda por parte de un ERP centralizado parece estar llegando directo desde la nube. Según una encuesta realizada en 2010 por la Information System and Audit Control Association(ISACA)( http://www.isaca.org/) a 433 de sus socios, profesionales del área de negocios y tecnología de América Latina, cerca de un tercio de las organizaciones optaría por servicios de Cloud Computing durante el año pasado.

Asimismo, un estudio sobre adopción de servicios Cloud Computing, realizado por SpiceWorks (empresa que provee un software de monitoreo de redes con el mismo nombre), indica que el 43% de la pequeña y mediana empresa en América Latina ha elegido poner su información en la nube, durante el primer semestre de 2010. Este sector concentra a los negocios emergentes, que son más arriegados en la búsqueda de soluciones tecnológicas que los países del Norte y Europa.

Pero, ¿qué ofrece el cloud computing en términos de centralización de los datos y procesos de un pyme? Y ¿qué opciones se plantean actualmente para grandes empresas en la nube?

Según Gabriela Franchetto, Enterprise Sales Manager de Google para América Latina, los sistemas de administración de recursos en la nube vuelven casi obsoletos a los que utilizan servidores internos, ya sea por la mayor seguridad que presentan, la posibilidad de acceder a ellos desde cualquier parte y costos de implementación mucho más reducidos.

El principal beneficio es que los gastos de mantenimiento y updateo de servidores o aplicaciones es nulo. “La gente de IT pasaba casi todo el tiempo aplicando parches y actualizando máquinas. Ahora lo que hacen es ver cómo administrar esas aplicaciones de una forma en que sean mejores para la empresa y el usuario final”, dice Gabriela Franchetto. "Si tienen que gastar un peso más en una licencia de cualquier tipo, entonces ya no es cloud computing”.

Google Apps ha implementado una serie de servicios en la nube que permiten la administracion completa de la organizacion. Empresas como Air France han migrado plataformas de mas de 1.700 empleados hacia la nube, demostrando que no es una tecnologia que merezca desconfianza.

De todas formas, no es tan fácil subirse al carro de estos nuevos ERPs como parece, y siempre será necesario un seguimiento fuerte a los procesos de la empresa, especialmente cuando deben usarse multiples herramientas para lograr los objetivos.

“Actualmente, si se quiere utilizar Google Apps como un servicio de ERP es necesario complementarlo con aplicaciones que aparecen en el Google Market Place, además de las que programa la propia empresa para adaptarse a sus estándares y que puede subir a Google Engine”, dice Gabriela Franchetto. Claro que, una vez pasado ese proceso, es posible manejar totalmente a una empresa desde la nube.

Por lo mismo, es que los principales actores de este mercado están ofreciendo o migrando hacia servicios de ERP en la nube. Empresas como Oracle, Sap e Infor, se han subido a esta tendencia en los últimos tiempos.

Tanto es así que Microsoft estaría lanzando en los próximos días Office 365, una serie de servicios en la nube que vendrían a replicar su plataforma de software para empresas como Exchange, SharePoint y Lync.

Quedará esperar si acaso los desarrolladores de este tipo de servicios se resignan por mudarse completamente hacia la nube, o si acaso se crean nuevos métodos para volver confiable y barato mantener un servidor dentro de las empresas. Por lo general, estas tecnologías terminan conviviendo durante un largo tiempo, alimentándose de las bondades de cada una para lograr al final la mejor experiencia de usuario posible.