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*Este contenido es auspiciado por Invoiceware International. Las empresas multinacionales pueden tener grandes presupuestos, pero los desafíos que enfrentan también son proporcionales. El Departamento de Información de Tecnología IT se ve a menudo como costoso y frecuentemente esta en conflicto con las expectativas de sus clientes internos. Los Sistemas de IT deben ser estables para gestionar los requerimientos del negocio diario y también ágil para hacer cambios requeridos urgentes. Si cualquier aspecto de los sistemas o la estructura de soporte no están bien manejadas, las empresas invertirán más de lo necesario para mantener las operaciones funcionando o invertirán menos de lo necesario, dejando que el negocio enfrente los problemas de manera manual.

 

La arquitectura global de Philips’ y su departamento de IT se dedican a proporcionar innovaciones y soporte técnico a las unidades por todo Brasil. Sin embargo, el escenario tecnológico de Philips’ ya estaba mostrando signos de obsolescencia creando una carga al soporte técnico por los 140 sistemas que requieren trabajo extensivo, no más para realizar el mantenimiento anual. Ademas se suma otra actualización requerida al sistema corriente de SAP GRC Nota Fiscal en premisa. Alexandre Quinze, CIO y Jefe de Excelencia Operacional de Philips de Latinoamérica, se dio cuenta de la necesidad de terminar el procedimiento operativo estándar. 

Las ventajas corporativas se encuentra en la nube. 

Aunque Philips’ ya tenía una solución de Nota Fiscal integrada con su ERP en sus operaciones, Quinze explica que la actualización requerida por el gobierno al módulo NF-e provoco la decisión de analizar las alternativas que el mercado ofrecía en el momento. "Nuestra decisión de actualizar fue basada en la solución SAP GRC Nota Fiscal para emitir facturas electrónicas (NF-e) y mantener la infraestructura y el mantenimiento anual; o seleccionar una solución alternativa basada en software como servicio (SaaS)," él dice. 

Cuatro soluciones de diferentes proveedores fueron seleccionadas para participar en la evaluación incluyendo Invoiceware, que apoyan tanto los requisitos de Nota Fiscal así como los otros requisitos extensos de SAP ERP.  Analizando las opciones que presentan los cuatro vendedores, el CIO de Philips’ solidificó su preferencia por el software de Invoiceware. "La solución proporciona contingencia automática, y esto le da tranquilidad a nuestro negocio. Además, la solución de Invoiceware no requiere el mantenimiento interno, eliminando la necesidad de nuestros recursos internos de gestionar el soporte técnico y el mantenimiento relacionado con NF-e" él dice. Por otra parte, la economía del modelo SaaS en comparación con el modelo de la licencia en-premisa influyen la decisión final para seleccionar a Invoiceware.

El proyecto de Philips’ fue dividido en dos fases, con la emisión de NF-e, siendo la primera prioridad. La aplicación en todos los ambientes sólo tomó tres meses de principio a fin. En consecuencia, los beneficios de la transición rápida se hicieron evidentes e incluso superaron las expectativas más optimistas. "Hemos tenido una reducción del 80% en nuestros costos por implementar la solución Invoiceware. Nosotros pagamos los costos de SaaS, y toda la infraestructura es provista por Invoiceware,” Resuma Quinze. 

La productividad e Interrupción del paradigma

La productividad de los usuarios brasileños de Phillip está directamente relacionada con la disponibilidad y confiabilidad de la solución Invoiceware. El proceso de migración fue fácil, sin interrumpir la rutina de los usuarios, y a su vez las operaciones están respaldadas por un equipo de soporte de la empresa con un nivel de servicio (SLA) del 99.9%. Al emigrar a la solución de Invoiceware, Philips’ logró un aumento del 25% en la productividad entre los empleados a través de todas las unidades del negocio de la multinacional brasileña. 

"Nuestro mayor desafío fue que Philips’ tenía una arquitectura global y una estrategia basada en nuestra plataforma de ERP, y nuestra misión era interrumpir el modelo de que todo se tiene que hacer de una forma,” dice el CIO. El momento decisivo llegó cuando los ejecutivos de Invoiceware convencieron la sede corporativa de que la solución era estable y segura. "Nosotros trajimos el personal que está basado en Holanda en la evaluación, y después de mostrarles la solución SaaS de Invoiceware, el equipo internacional no sólo aprobó la adopción del sistema, la solución se convirtió en parte de la estrategia global de la arquitectura, “él dice. 

Philips’ es bastante estricto con los procedimientos de seguridad. Debido a la naturaleza sin precedentes del proyecto, la solución fue revisada extensivamente por el equipo de seguridad corporativo de IT. Al final de la evaluación, nuestros equipos sólo requirieron un cambio pequeño en la arquitectura final debido a un requisito de seguridad específico de la empresa. Invoiceware se ha acomodado al cambio sin ningún problema. La implementación exitosa de Brasil ha abierto oportunidades para implementar la solución de Invoiceware en otros países incluyendo México y otros países en Latinoamérica donde Philips’ también tiene operaciones. El proyecto de Brasil Nota Fiscal, que fue un éxito, acabó sirviendo como piloto y como ejemplo de la eficacia para otras unidades de negocio de Philips.

Para aprender más acerca de los desafíos que los mandatos en Latinoamericana exponen y las mejores prácticas para aprovechar las oportunidades que se presentan, descargue la  Guía definitiva para gestionar el cumplimiento obligatorio fiscal en Latinoamérica.

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