Ross es fundador de UnGroup, CEO de Unwired y creador de la conferencia Wortech, un evento especializado en tendencias sobre el futuro del trabajo, que se realizará en Lima el 23 de noviembre.

Los procesos de digitalización han producido un cambio radical en la forma de gestionar las empresas, produciendo grandes beneficios como una mayor eficiencia y rentabilidad. Asimismo, la tecnología y las diversas aplicaciones también impactan en los espacios de trabajo de las compañías. Hoy, las oficinas ya nos son los espacios tradicionales que cuentan con una computadora y un teléfono.

AmericaEconomía conversó con Philip Ross, consultor y experto en los espacios de trabajo de las empresas y creador de la conferencia especializada en tendencias sobre el futuro del trabajo, Worktech, próxima a realizarse en Lima en noviembre.

-¿Qué impacto tiene la transformación digital de muchas industrias y empresas en sus espacios de trabajo?

La digitalización del ámbito de trabajo permite que los oficinistas estén más conectados y tengan una mejor experiencia como usuarios en la oficina. Las aplicaciones relacionadas con el ámbito de trabajo nos permiten identificar quién está en la oficina, si tiene disponibilidad e incluso pueden recomendarnos con quiénes deberíamos reunirnos y colaborar. Por lo tanto, la tecnología puede crear nuevas oportunidades para los empleados.

-¿Cómo se ha reconfigurado el entorno de trabajo con la irrupción de las nuevas tecnologías de información y comunicación?

A medida que se desarrollan nuevas tecnologías, crece la expectativa por estar constantemente conectados. Eso ha impulsado una transformación hacia un estilo de trabajo ágil y flexible: la gente ya no tiene que estar encadenada a un escritorio para trabajar. La tecnología puede ayudar a cada usuario a encontrar el espacio de trabajo disponible que mejor se adecúe a su propio estilo de trabajo.

Por otra parte, la tecnología permite a los empleados trabajar a distancia sin afectar su capacidad productiva. Las videoconferencias y la buena conexión a las redes corporativas implican que las reuniones y la colaboración pueden trascender el espacio y el tiempo y conectar empresas de distintas franjas horarias de todo el mundo.

La introducción de aplicaciones relacionadas con el ámbito de trabajo implica que la red de cada persona puede ampliarse e incluir a todos los presentes en el edificio. Una aplicación puede ayudar a los empleados a comunicarse entre sí, e incluso generar encuentros casi inesperados para optimizar la colaboración.

-¿Considera que la llegada e incremento de las tecnologías digitales pueden amenazar los espacios físicos de trabajo a tal punto de que estos puedan desaparecer?

Si bien la tecnología permite el trabajo a distancia, la oficina física es donde sucede la innovación. En vez de eliminar las oficinas, las empresas están buscando formas de cambiarlas para incubar más ideas innovadoras. El foco principal está en la experiencia de los empleados; ellos deben tener una sensación de pertenencia a la empresa para rendir e innovar. La oficina física seguirá existiendo, pero se convertirá en un “hogar” centrado en las personas, en el que los empleados van a querer estar.

-¿Qué papel juegan los espacios de trabajo para el fomento de la creatividad e innovación de los colaboradores en las organizaciones?

Deberían crearse diversos ambientes para diferentes estilos de trabajo, que promuevan los procesos creativos. La creatividad suele nacer como una idea de una persona, basada en sus propios conocimientos. Luego, se desarrolla a través de la colaboración y el intercambio de opiniones con colegas que pueden ayudar a hacerla crecer. La innovación se produce al final, cuando se lleva la idea a la práctica concreta. Por lo tanto, en la oficina se necesitan espacios para la reflexión individual y espacios de colaboración. Esto es lo que llamamos el trabajo basado en la actividad (en inglés, ABW).

-¿Cómo lograr que la gente que recién está adaptando las nuevas tecnologías a sus estilos de vida adopte con éxito nuevas tendencias de espacios de trabajo?

Las personas que tienen smartphones suelen usar aplicaciones para interactuar con su entorno. Por ejemplo, la aplicación de citas Happn nos puede conectar con personas que nos cruzamos en la calle con solo dar un “Me gusta” o un “No me gusta”. Google Maps nos ayuda a orientarnos en la ciudad. De la misma manera, los empleados necesitan aplicaciones que tengan ventajas prácticas para simplificar el trabajo en el ámbito laboral.

-¿Cuáles son los principales obstáculos que una organización encontrará durante el proceso de transformación? ¿Cómo deben enfrentarlos?

El principal activo de una empresa son sus empleados, y las empresas están empezando a darse cuenta de que hay que poner más el foco en las personas que trabajan en la oficina. El mayor obstáculo a la hora de lograr transformaciones son las personas, porque si estas no apoyan el cambio, no van a ser productivas en la nueva oficina. Por lo tanto, las empresas tienen que consultar a los empleados y preguntarles qué necesitan para lograr el mejor rendimiento.

Además, muchas empresas instalaron sensores que recopilan datos sobre la utilización del espacio y las mediciones ambientales. Eso permite,  obtener datos cuantitativos que las empresas pueden utilizar para entender cómo interactúan los empleados con el edificio y qué aspectos hay que mejorar.

-Creó el concepto de jellybean working, ¿de qué se trata y qué acogida ha tenido?

Tradicionalmente, las personas son un puntito de color en una aplicación que permite ver si están disponibles o no. El concepto de jellybean working se basa en eso. Cada empleado tiene un “caramelo”, que representa la forma en la que trabaja mostrando su ubicación y disponibilidad. Es un concepto basado en la actividad que permite que las personas en un edificio conozcan la disponibilidad de los demás, lo cual, mejora la comunicación y la conectividad. En un espacio de trabajo de estilo jellybean, las personas pueden elegir dónde trabajar según su personalidad y el tipo de trabajo que tengan que hacer. Eso significa que el ámbito de trabajo se está centrando cada vez más en las personas y que se está observando una tendencia mundial hacia el trabajo basado en la actividad.

-¿Cómo contribuyen los nuevos espacios de trabajos a lograr ciudades más eficientes y  sustentables?

La introducción de los edificios inteligentes ha recalcado la responsabilidad de las empresas respecto de la sustentabilidad a nivel urbano. La mayoría de los edificios inteligentes tienen  miles de sensores que recopilan datos sobre eficiencia energética y factores medioambientales. A partir de esos datos, las empresas pueden ajustar el uso de energía para aumentar el almacenamiento energético y reducir el consumo.

Además, como cada vez más personas trabajan a distancia, menos personas se trasladan a la oficina todos los días.

Sobre Woktech

-Las conferencias Worktech datan desde hace más de 10 años, ¿cómo surgió la idea?

WORKTECH es una idea que desarrollé junto a Jeremy Myerson, director de la Academia Woktech y profesor de investigación de la Royal College of Art de Londres. Cuando escribimos nuestro último libro sobre el futuro del trabajo, nos dimos cuenta de que en ningún lugar del mundo se dictaban conferencias sobre los distintos aspectos del futuro del trabajo y el ambiente de trabajo que incluyeran tanto a las personas y el lugar físico como a la tecnología. Así, desarrollamos esta idea que combina las tres esferas; de hecho, el evento es una convergencia de opiniones donde las personas se reúnen, intercambian ideas y debaten sobre la innovación.

-¿Qué resultados se han obtenido hasta la fecha?

Hoy en día, Worktech es la principal comunidad y conferencia sobre el ámbito de trabajo a nivel mundial; organizamos eventos en 17 ciudades y más de 20.000 personas acceden a la plataforma de conocimiento de la Academia. En los últimos 12 meses, se han agotado todas las entradas de la totalidad de las conferencias Worktech y es considerado el foro que observa las implicancias de la convergencia de los ámbitos de los servicios inmobiliarios empresariales, la tecnología, los inmuebles, el trabajo, las personas y el lugar físico.

-¿Qué factores toman en cuenta a la hora de elegir la sede de la conferencia?

Siempre estamos buscando sedes en las que existan esquemas mentales interesantes, para poder compartir ahí lo que se está haciendo en otras regiones. Queremos tener presencia en cada una de las principales ciudades del mundo para hacerles llegar lo que está ocurriendo en otros lugares y de esa manera  poder explorar las actividades innovadoras del área.

-¿Por qué eligieron este año a Perú?

Contract Workplaces, compañía regional de diseño y construcción de espacios de trabajo, es nuestro aliado para llevar Worktech a América Latina y  en los próximos años iremos recorriendo juntos la región para acercar estas temáticas a cada país. Hemos elegido como sedes para estas ediciones a Perú y a Colombia porque sabemos que hay un creciente interés por explorar acerca de los temas que rondan el futuro del trabajo.