A menudo contraproducente en manos de un mal orador, el popular software de presentaciones enfrenta una creciente competencia de nuevas e ingeniosas aplicaciones.

El orador oprime el mouse y acelera nerviosamente el paso de las últimas diapositivas. “Muchas gracias”, dice con poca fe, observando los rostros impávidos de un público que aplaude con desgano. “Si tienen más dudas acá está mi e-mail”, es el histórico final.

Lamentablemente, esta escena se repite cada vez con más frecuencia en directorios, conferencias, auditorios y salas de clase en los que el programa PowerPoint está siendo utilizado como sustituto de un relato sintético y estratégicamente diseñado.

“El PowerPoint se puede usar como un apoyo en gráficos y tablas, pero en 90 minutos hay que tener una dinámica muy bien hecha para no aburrir”, dice Jorge Friedman, vicedecano de investigación de la Facultad de Administración y Economía de la Universidad de Santiago de Chile (USACH).

Creado en 1984 por la empresa californiana Forethought y adquirido por Microsoft poco después, PowerPoint está prácticamente en todos los discos duros del planeta. Desde entonces ha ayudado a que miles de personas, que realmente no tenían nada que decir, se atrevan a pararse delante de una audiencia a hacer una presentación. “Se usa para tranquilizar al expositor más que para iluminar al público”, dice el estadounidense Edgard Tufte, profesor de informática y estadística de Yale en su ensayo The Cognitive Style of PowerPoint. No obstante, el software es fuertemente criticado por quienes practican niveles más elevados de oratoria y es mirado en menos en círculos intelectuales. “Casi no conozco universidades sofisticadas en Estados Unidos que hagan clases analíticamente complejas en un PowerPoint”, dice Friedman. “Ni en Harvard, el MIT o Stanford”.

En el mundo empresarial, el uso y abuso de la herramienta han llevado a algunos como el dibujante Scott Adams, el creador de Dilbert, a acuñar el término “Envenenamiento por PPT”: un estado de fatiga y aburrimiento producido por la saturación de información escupida desde un Data Show.

El creciente agotamiento que ha generado el PowerPoint ha impulsado a nuevos desarrolladores de software a crear nuevas alternativas que prometen revolucionar una vez más el arte de la oratoria. Hay desde programas de fuente abierta (Magic Point, NeoOffice) a otros para auditorios específicos como SongPro y openelp, diseñados para servicios religiosos. Apple, por su parte, ofrece a sus usuarios el Keynote, como parte del paquete iWork. Permite, entre otras cosas, controlar la presentación desde un iPod o un iPhone gracias a una aplicación descargable desde iTunes. No obstante, las diferencias de estos programas con el popular PowerPoint son principalmente de funcionalidades y para un espectador poco informado le será imposible reconocer si la presentación que le está aburriendo fue realizada con la aplicación de Microsoft u otra.

Una herramienta que sí ofrece una diferenciación real a las de sus hermanos es el software Prezi, una aplicación web desarrollada en Hungría, con el apoyo de la telefónica local Magyar Telecom. A diferencia de PowerPoint, las presentaciones no se arman de manera lineal. Los usuarios van construyendo un “camino” a través de “marcos” multimedia. “Es recomendable porque permite crear una línea narrativa combinando una menor cantidad de textos y más imágenes y videos”, dice Julio César Mateus, académico del Instituto de Investigaciones Científicas de la Universidad de Lima. Prezi opera con un modelo tipo fremium: la versión básica es gratuita, y los usuarios que aceptan la licencia de uso deben subir sus presentaciones al sitio de Prezi. Los que pagan por la versión Premium tienen derecho a crear y administrar archivos privados.

Compartir en la red. Algunos softwares de presentaciones además han dejado atrás a Power Point en su capacidad de ser compartido en la web a través de las redes sociales. Los archivos de PowerPoint hay que convertirlos a Scribd o un similar, lo que les quita las opciones de animación, a menos que estén grabados como video, lo que es un complicado paso adicional. Uno que ha llegado más lejos en esto es Zoo Show, parte del paquete de Software Zoo Office, y que permite que la aplicación sea editada simultáneamente por varios usuarios vía internet.

A un camino similar avanza la aplicación de presentaciones de Google.docs, el paquete de servicios de aplicaciones de Google, actualmente en versión Beta,. Las presentaciones de Google tienen todas las herramientas de colaboración vía web que son reconocidas a sus programas de oficina, aunque aún tienen varios puntos en contra: no se pueden modificar las diapositivas, no hay textos decorativos, patrón de diapositivas, animaciones ni efectos de transición.

Microsoft no se ha quedado de brazos cruzados ante esta nube de amenazas contra uno de sus productos más tradicionales. Los ingenieros del Officelab han desarrollado PPT.plex, una extensión gratuita de Office que permite compartir y enriquecer las pre-sentaciones. No obstante, los problemas de las presentaciones no vienen tanto del software en sí, sino del mal uso que se le da en manos de malos oradores. Los expertos en comunicación coinciden en que sintetizar es la clave para hacer una buena presentación. “Es mejor tener una o pocas ideas, pero muy poderosas, en vez de un montón. Finalmente, los espectadores se acordarán sólo de algunas”, dice Enrique Delgado, gerente general de la consultora Tironi & Asociados Perú. “Para que éste sea efectivo tiene que generar el concepto puro y no el puro concepto”.

El mensaje debe encontrar una síntesis poderosa que permita mostrar la profundidad de lo que se quiere decir. Para ello se debe recurrir al siguiente ejercicio: “Al terminar mi presentación ¿qué quiero que le quede a la junta directiva y sobre qué temas quiero que debatan?”, dice Claudia Esguerra, directora general de la consultora Llorente & Cuenca de Colombia. Si bien no irse por las ramas es el lema, la mejor estrategia narrativa es contar una historia. Lo mejor es utilizar la clásica estructura: comienzo, nudo y desenlace. No es para un Nobel, pero no falla. 

Ahora bien, contarla no significa exprimirla. Es el público el que debe armar el relato a partir de lo que se ve y se oye. “La presentación rara vez debe llevar párrafos completos de texto”, dice Francisco Espinosa, director general de la agencia Burson-Marsteller en México. En otras palabras, una mezcla de retórica y oratoria que no se sustituye con ningún software. “Si se olvida la oralidad, el riesgo es terminar colocando tramados, fotografías y letras rebuscadas, con el objetivo de hacer más rimbombante el documento, olvidando que esto sólo genera distracción”, dice Delgado

Quien asiste a cualquier disciplina escénica, sabe muy bien de la importancia de un sugerente principio, y un brillante término, pues finalmente con esa fórmula se mantiene la atención. Por ello, el leitmotiv es huir de los lugares comunes y buscar maneras de sorprender en el inicio. “Por ejemplo, de las plantillas de PowerPoint y Office, no porque sean malas, sino porque todos las conocen”, explica Delgado. “Con ellas, partes con una falta de prolijidad al no haber buscado algo más sofisticado”. Y sólo se terminan encontrando los bostezos no deseados.