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Diez señales de que es hora de cambiar el ERP de la empresa
Vie, 04/03/2011 - 09:12

José Cavoret

Gestión sustentable de activos para la eficiencia energética
José Cavoret

Director de Infor para el cono sur. Está a cargo de ventas directas y canales en Argentina, Chile, Paraguay, Bolivia y Uruguay. Posee más de 15 años de experiencia en mercados de TI, y previamente ocupó funciones gerenciales en Indec, Grupo Prominente y Computer Associated. Es profesor de Tecnologías de la Información en varias universidades de Argentina.

La excelencia en las operaciones es un requisito indispensable para competir en los mercados globales. Conforme a una encuesta realizada por IDC Manufacturing Insights, las empresas de manufacturas afirman que sus organizaciones son cada vez más complejas, si las comparan a cómo eran hace cinco años.  

En el estudio se cita a la tecnología como una herramienta vital para combatir la complejidad y lograr la excelencia operacional, pero están apareciendo algunas fallas si consideramos que muchas empresas cuentan con sistemas de Enterprise Resource Planning (ERP) antiguos.

Según la encuesta, 62,3% de los sistemas ERP de Europa occidental tienen al menos cinco años; 18,7% 10-15 años y 7% más de 15 años. Considerando que la vida útil de un ERP es de entre cinco y siete años, no sorprende que surjan fallas en los sistemas.

Hace cinco años, y ni hablar de hace 15 años, los sistemas se implementaban para soportar una variedad de funciones y procesos que han ido evolucionando. Surgen nuevas prioridades que desafían al sistema existente y hacen que las empresas se pregunten cuánto más podrán mantener esos sistemas.  

Considerando que el recorte de costos operacionales es una de las prioridades estratégicas para los próximos dos años, el primer paso para responder esa pregunta sería focalizarse en cómo es posible reconfigurar un sistema de ERP para ayudar al máximo a optimizar las funciones. Sin embargo, los sistemas antiguos están cada vez más cerca de transformarse en obsoletos, y no cuentan con la flexibilidad para adaptarse. Entonces surge la pregunta: ¿será este el momento de reemplazarlo? 

Acá  hay diez interrogantes que pueden servir para llegar a una respuesta: 

1.-¿Se está haciendo las preguntas correctas? Al evaluar la rentabilidad a futuro, la pregunta “¿cómo puedo reemplazar mi sistema de ERP?”, debería simultáneamente venir con la pregunta “¿cuánto tiempo más puedo estar sin reemplazar mi ERP existente?”.

2.-¿Todavía se reconoce como la misma empresa? Puede ser que hace diez años estuviera ubicado en un sólo sitio geográfico, con una sola fábrica. Pero a raíz de múltiples adquisiciones, la empresa ahora opere globalmente desde distintas fábricas, en una variedad de países. Si ha ocurrido un cambio de escala de este tipo, probablemente el uso del sistema se haya estirado más allá de sus límites y posibilidades. 

3.-¿El sistema está sumamente customizado, lo que restringe la excelencia operacional? Un sistema antiguo normalmente no puede manejar las complejidades nuevas, los cambios de ingeniería, compras, programación de la producción y trazabilidad, todos temas fundamentales para la rentabilidad.

4.-¿Experimenta un aumento de paradas? Los sistemas altamente customizados, que no pueden ser soportados, causan aumento de las paradas de la empresa, por lo tanto, es importante preguntarse cuánta productividad se está perdiendo.

5.-¿Intenta calzar una pieza cuadrada dentro de un agujero redondo? Si nota que está adaptando los procesos del negocio para que calcen con su sistema de ERP, en lugar de hacer al revés, puede ser hora de reconsiderar su actual software.

6.-¿Puede siempre satisfacer las demandas de los clientes y los proveedores? Si el sistema de ERP lo defrauda en el momento de compartir información y colaboración, probablemente no resulte sostenible en una época en donde, de acuerdo a IDC, satisfacer al cliente es la prioridad número uno.

7.-¿Sus sistemas hablan el mismo idioma? Si sus varios sistemas no pueden comunicarse directamente entre ellos, y requieren intervención manual para integrar la información, este es un paso innecesario y riesgoso que produce errores y ataca la rentabilidad.

8.-¿Su organización depende de las hojas de cálculo? Si todavía reinan las hojas de cálculo, puede ser hora de considerar un sistema que disminuya el tiempo de reportes, liberando los recursos para focalizarse en la toma de decisiones estratégica. 

9.-¿Pueden administrar sus proyectos y licitaciones de manera rentable? La gestión de proyectos y licitaciones es una iniciativa prioritaria. Si usted tiene este problema y su ERP no le facilita la optimización de la gestión de licitaciones y proyectos, entonces, es hora de cambiar.

10.-¿Siente pánico si hay algún cambio en la legislación? En una época en que las reglamentaciones reinan, no hace falta decir que los sistemas deben estar equipados con la flexibilidad suficiente para adaptarse a nuevas normas. Si sólo pensar en implementar un cambio le quita el sueño, entonces es tiempo de pensar en el cambio.

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