En el mundo corporativo de nuestros tiempos, las organizaciones generan grandes volúmenes de datos y hacen importantes inversiones para buscar solucionar problemas del negocio y ser más competitivos; sin embargo -en algunas ocasiones- estos esfuerzos resultan dispersos y cuando se busca la integración de las tecnologías e información, se encuentran grandes brechas que en ocasiones no son posibles cubrir.
Para evitar estas situaciones, las empresas deben tener un programa de gobierno de información empresarial (EGI por sus siglas en inglés), el cual buscará desde una visión global corporativa que todos los esfuerzos realizados alrededor de la información, estén claramente alineados en todas las dimensionas que involucra.
Governance es una práctica que establece reglas y recomendaciones para crear, procesar, manipular y almacenar datos empresariales; soportado por lineamientos en dimensiones de: procesos, organización/gente y aspectos de TI. Esto con la finalidad de generar información confiable, actual y oportuna, que será aprovechada por la empresa.
La práctica de gobierno tendrá un enfoque diferente, según el alcance que se desee tener, y éste dependerá de lo que se busque en cada caso:
*Calidad, integridad y reutilización de datos.
*Protección de información sensible.
*Establecimiento de reglas y controles para mitigar riesgos y fraudes
*Arquitectura tecnológica
*Integración de información que asegure definiciones consistentes.
Conociendo los alcances, el Gobierno de Información Empresarial (EGI) puede ser:
*Gobierno estratégico (o de negocio) para el establecimiento de la planeación de las iniciativas, selección y priorización; patrocinio del programa para que prevalezca y no sea visto como un proyecto con vigencia.
*Gobierno de datos y arquitectura, contempla el establecimiento de estándares para estructurar los datos (MDM); procesos y tecnología de extracción, transformación, carga, acceso. Medición del grado de redundancia y esfuerzos de implementación; definición de perfiles de cargas de trabajo, BI, soporte de decisión accesibilidad de los datos, capacidades analíticas de la empresa.
*Gobierno de operaciones. Esto se refiere a la identificación y designación de métricas, para que el programa mantenga el patrocinio e interés de la compañía; Definición de reglas, políticas para gobierno para solicitar nuevos datos, reportes; definición de objetivos del programa de gobierno, modelos de SLAs; selección del modelo de estructura organizacional que formará parte del Gobierno (Patrocinador, Data champion, Project Manager), Comité de Gobierno, y Stewards (IT, BI, Usuarios).
Es importante recalcar que al hablar del gobierno de información empresarial, éste debe establecerse como un programa basado en una estrategia y con base en esta, definiremos cuál es el punto inicial y mapa de ruta a seguir para cubrir todas las dimensiones en el tiempo.
Ahora, ¿cómo pueden las empresas saber en qué momento necesitan EGI?
Hay varias situaciones que nos ayudarán a saber que estamos listos para implementar EGI. Las principales son cuando la organización crece y el manejo de los datos cross-funcional se hace difícil. La inconsistencia en la visión de los requerimientos, tanto de usuarios como de directivos. Otro factor puede ser la falta de confiabilidad de datos y disminución en el uso de Data Warehouse; no hay suficiente reutilización de información. En el aspecto operativo, la ausencia de parámetros para calificar las cargas y queries, proceder a su agrupación, priorización.
Ahora bien, las empresas se verán beneficiadas porque podrán establecer un marco de trabajo que les ayude a identificar si las iniciativas de información aportan o no a la estrategia corporativa. Ayuda a poseer definiciones comunes en toda la empresa sobre información y datos en los sistemas BI y Data Warehouse. Así también a conocer y habilitar accesos a estas plataformas para alcanzar información, conforme a Niveles de Servicio que se identifiquen desde los objetivos corporativos. Y -talvez la más importante- ayuda a medir el impacto/beneficio de las integraciones de información, desde la reducción en costos, hasta su contribución en el desempeño del negocio.
Recordemos que hoy en día, la única ventaja competitiva es la información, las empresas que tengan la capacidad de aprovecharla al máximo serán aquellas que sobrevivan y perduren en un mercado cada vez más complejo.
