En algún momento del crecimiento empresarial, las organizaciones empiezan a tener problemas de control y reporte. La gestión eficiente se complica y la forma de gerenciar empieza a sentirse limitada y volverse lenta. Sea por un gran número de trabajadores, por una expansión geográfica marcada o por cualquier situación de crecimiento, muchas empresas ingresan en la disyuntiva de invertir en un sistema de información avanzado que les permita controlar de manera adecuada sus diferentes unidades de negocio de forma precisa, confiable y sistematizada.

Todo suena muy bien, pero esta inversión es más que considerable y cuantiosa. Un sistema de información gerencial de clase mundial implica un desembolso bastante alto. Se trata de softwares que son costosos y que implican además la compra de equipos de cómputo y tecnologías de información que soporten el sistema, de manera que la inversión resulta bastante considerable.

Otro tema es la implementación del Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales o (ERP por sus siglas en inglés, Enterprise Resource Planning), que constituye un proceso bastante largo y de gran esfuerzo para los miembros del equipo que se responsabilizan del mismo. Además, luego de tener el sistema implementado viene la aplicación real en la empresa, etapa que tiene una serie de complicaciones que se basan fundamentalmente en que las personas están acostumbradas a hacer las cosas de una forma reacia al cambio. En esta línea, existen programas que permiten concientizar a los trabajadores y manejar su tolerancia al cambio.

Como se deducirá, más allá del ERP en sí, todas las medidas o actividades citadas en los párrafos anteriores implican presupuestos bastante respetables. Inversiones que consideran gastos administrativos que no reditúan resultados inmediatos y que además –como en toda decisión empresarial– implican un riesgo de fracaso. Muchos hemos escuchado de alguna implementación de ERP que ha terminado mal.

Entonces, ante una decisión tan importante y hasta riesgosa, ¿qué hay que tomar en cuenta para una implementación exitosa de un ERP? Para responder a esta interrogante clave, se debe tomar en cuenta estas cinco cuestiones básicas:

1.-Se debe evaluar si la empresa necesita realmente un sistema de este tipo.

2.-Se debe tener certeza si es el momento adecuado para asumir una implementación de este tipo.

3.-Elegir bien al proveedor. Éste debe tener un currículum comprobado de implementaciones exitosas.

4.-Se debe elegir un producto que se adecue a las verdaderas necesidades de la empresa.

5.-Se debe elegir una alternativa que se adecue a los planes de crecimiento futuro de la empresa.

En momentos en que muchas empresas latinoamericanas están creciendo de forma acelerada ante el boom económico en el que están inmersas, es normal que consultores, asesores, miembros del directorio, gerentes u otros, sugieran este tipo de sistemas. Por ello, es muy importante que los estrategas de las organizaciones tengan muy claro qué objetivos buscan a través de la gestión de información que integre a todas las áreas de sus organizaciones, todo esto enmarcado dentro de los objetivos de la empresa, su visión y su misión. Equivocarse en tomar una decisión de este tipo puede traer inconvenientes que durarán varios años y que mellarán las utilidades durante un buen tiempo. Una decisión de ese tipo debe ser evaluada seriamente y no dejarse a la intuición o a las buenas intenciones sin fundamentos concretos de propios y extraños.