Es una aspiración de algunos departamentos de Recursos Humanos tener suficiente información automatizada para poder resolver y estar al nivel de otras áreas de la empresa, tradicionalmente tomadoras de decisiones basadas en cifras. Pero esto sólo podrá suceder en las compañías organizadas que apoyen los sistemas de información y la gestión de personas.
En general, se tienen cifras, datos , pero no consolidados y listos para emitir reportes. Información a considerar sería todo lo básico del empleado: edad, datos socioeconómicos, estudios, intereses, resultados de la evaluación del desempeño, calificaciones 360 grados, resultados de pruebas sicotécnicas, de assesment, resultados del coaching, índice de potencial, indicadores de gestión, sanciones, indicador de clima, la historia laboral, entre otros.
Hay otra información que no se tiene, no se sabe o no se registra, como por ejemplo los líderes positivos y negativos, quiénes son las personas más talentosas de la empresa, las que tienen más influencia, los beneficios que éstos valoran más, los pronósticos de indicadores en los próximos años, etc.
Hay muchos índices que sirven para el tablero de control, pero en ocasiones los Gerentes de Recursos Humanos lo enfocan mucho a lo financiero, porque es fácil llevarlo y común; pero los indicadores que monitorean temas menos tradicionales o inestables se dejan de lado, y es necesario esforzarse en identificarlos, controlarlos y pronosticarlos.
Un buen tablero de control nos permite también planear los siguientes años. Debe contener desde lo básico relacionado con gastos de personal, costo de nómina, vacaciones, etc.; como los de responsabilidad social y otros enfocados al desarrollo profesional y laboral, como empleados con títulos de tercer y cuarto nivel, porcentaje de personas con alto potencial, índice de rotación de personas de alto potencial, liderazgo, etc.
Siguiendo en el tema de la planeación, definitivamente es fundamental para el trabajo de Recursos Humanos y de la empresa proyectar las necesidades en relación a la plantilla de personal. Las empresas que prefieren no planear, se pasan improvisando todo el año.
Cuando una empresa hace su plan comercial y operativo anual siempre se pregunta ¿con qué presupuesto voy a hacer esto? ¿Con qué recursos cuento en general? Y, también debe preguntarse, ¿qué impacto tendrá ese plan en la estructura organizacional? ¿Cuántas personas requerimos para cumplir con estos objetivos?
Son las preguntas básicas para hacer la planeación de personas y todo el presupuesto de una empresa en la parte del personal. Es de gran impacto no hacerlo, ya que nos lleva a improvisar el año entero y a generar gastos no previstos, sobre todo en nómina y beneficios; y no se diga para los costos no planeados de los espacios físicos, muebles, computadoras, etc.
Los sobresaltos que sufren las empresas por temas externos son tan continuos, que si a eso le sumamos que lo interno no siempre está planificado en su totalidad, tendremos una empresa que puede ir a la deriva.
Sostengo la teoría de que la falta de planificación se convierte en un círculo vicioso en las empresas, ya que al no tener un buen plan que haya cubierto todas las aristas, las improvisaciones que surgen todo el año hacen que se requiera más personal que el necesario para atender las novedades fuera de planificación.
Recomiendo que en el mes de la planeación y una vez que se han difundido los planes empresariales del negocio, los departamentos de Recursos Humanos levanten la información sobre las necesidades de empleados que se requieren para cumplir con dicho plan y proyecten la plantilla del próximo año con austeridad pero siendo realistas. Recién ahí se hará el presupuesto de lo que ese número de personas significa en gastos para la empresa; lo que permitirá hacer con tiempo los ajustes necesarios, tanto de gastos como de ingresos.
También es prioritario que seamos parte ya de la tendencia mundial del uso de la Big Data para administrar los recursos humanos de la empresa. Debemos convertirnos en analíticos del talento y consolidar toda esa información suelta que existe para una verdadera administración y toma de decisiones. La dinámica de los departamentos de RR.HH. puede variar sustancialmente si ingresa a esta corriente. De alguna manera los portales de reclutamiento se han convertido en una posibilidad de administrar y filtrar gran cantidad de datos válidos para la gestión, pero no es sino el inicio de lo que se requiere hacer en RR.HH. para una buena gestión basada en información.
